Plain language: Le regole per scrivere chiaro nella comunicazione pubblica e istituzionale

Plain language: Come scrivere in modo chiaro nella comunicazione istituzionale

I principi della semplificazione del linguaggio amministrativo e del linguaggio dei comunicatori pubblici

Definire il plain language non è facile, basti dire che non si tratta di un linguaggio semplicistico e banalizzato, elementare e impoverito anche nei contenuti bensì di un linguaggio che sfrutta tutte le potenzialità offerte dalla lingua e capace di esprimere qualsiasi contenuto.

Esso è depurato delle complicazioni inutili, ed evita, nei limiti del possibile, quelle articolazioni linguistiche – lessicali, sintattiche, testuali – che tendono a ostacolare la comprensione (ad esempio i tecnicismi, la nominalizzazione, la forma passiva, ecc.).

I progetti istituzionali finalizzati a semplificare il linguaggio amministrativo ovvero la comunicazione pubblica in Italia, si sono incentrati sull’elaborazione di un complesso di linee guida su come scrivere in modo chiaro, contenute in manuali e  recepite in una direttiva ministeriale che vengono insegnate ai comunicatori pubblici

Il ricorso a tecniche di scrittura volte a favorire la comprensibilità dei testi amministrativi è stato ispirato dal movimento del Plain language che a ridosso del 1970, o poco dopo, nacque, nei paesi anglofoni, per promuovere una comunicazione pubblica più trasparente e accessibile al comune cittadino

L’ampliamento delle funzioni e dei compiti degli stati moderni aveva comportato un aumento della complessità del linguaggio istituzionale.

Fu  così che negli Stati Uniti, in Gran Bretagna, in Canada, in Australia sorse il cosiddetto plain language movement (letteralmente: ‘movimento del linguaggio chiaro’), originariamente legato al più generale movimento dei consumatori, ma poi sviluppatosi autonomamente.

Ispirandosi al principio di cooperazione di cooperazione il plain language mira ad

adoperarsi per l’esito felice della comunicazione, avendo innanzitutto considerazione per il destinatario e adottando speciali accorgimenti per aiutarlo nella comprensione del messaggio

Uno dei principali risultati che il movimento per il  plain language ha

ottenuto è stata l’emanazione delle cosiddette plain language laws : leggi che stabiliscono che certe categorie di contratti e alcuni atti a questi connessi (prospetti informativi, notifiche, ecc.) devono essere redatti in un linguaggio chiaro, prevedendo diversi criteri per determinare se tale obbligo sia stato adempiuto e vari rimedi per la sua eventuale violazione. 

A partire dagli anni Novanta, la cosiddetta “dottrina del plain language”inizia ad affermarsi anche in Europa.

La Direttiva CEE 93/13 , all'art. 5, sancisce:

Nel caso di contratti di cui tutte le clausole o talune clausole siano proposte al

consumatore per iscritto, tali clausole devono sempre essere redatte in modo chiaro

e comprensibile. In caso di dubbio sul senso di una clausola prevale

l'interpretazione più favorevole al consumatore

Il legislatore italiano ha dato attuazione alla direttiva CEE 93/13, sopra menzionata concernente le clausole abusive nei contratti stipulati con i consumatori, con la legge 52/1996 (c.d. “Legge Comunitaria per il 1994”), il cui art. 25 inserisce, nel titolo II del libro IV del Codice Civile, ilcapo XIV-bis (artt. da 1469-bis a 1469-sexies), rubricato “Dei contratti del consumatore”

L’art. 1469-quater riproduce letteralmente il testo, sopra riportato, dell’art. 5 della direttiva.

Anche nel nostro ordinamento, dunque, è prescritta ora la chiarezza e la comprensibilità dei contratti del consumatore.

La mancanza di tali requisiti, oltre a essere sanzionata con la classica previsione dell’interpretatio  contra stipulatorem (regola secondo cui le clausole di un contratto, nel dubbio, si interpretano nel senso più sfavorevole alla parte che le ha predisposte), potrà essere valutata dal giudice come indice

di un “significativo squilibrio” a danno del consumatore e far sì che le clausole contestate siano giudicate “vessatorie”, consentendo così l’attivazione dei previsti meccanismi di tutela.

Per quanto riguarda la comunicazione istituzionale, va ricordata innanzitutto la direttiva del Dipartimento della Funzione Pubblica del 7 febbraio 2002

Essa è dedicata alla comunicazione delle pubbliche amministrazioni in generale e riserva al tema del linguaggio solo l’art. 8, in cui si legge, tra l’altro:

La comunicazione delle pubbliche amministrazioni deve soddisfare i requisiti della chiarezza, semplicità e sinteticità e, nel contempo, garantire completezza e correttezza dell’informazione.

Questo obiettivo dovrà essere perseguito anche con l’impiego dei nuovi strumenti informatici.

Con la direttiva dello stesso Dipartimento dell’8 maggio 2002, intitolata,appunto,  Direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi viene affermato il principio che:

Tutti i testi prodotti dalle amministrazioni devono essere pensati e scritti per essere compresi da chi li riceve e per rendere comunque trasparente l’azione amministrativa.

 I numerosi atti prodotti dalle pubbliche amministrazioni, sia interni(circolari, ordini di servizio, bilanci) sia esterni, devono prevedere l’utilizzo di un linguaggio comprensibile, evitando espressioni burocratiche e termini tecnici.

La direttiva poi contiene regole da applicare a tutti i testi prodotti dalle amministrazioni pubbliche, compresi gli atti amministrativi veri e propri

Anche gli atti amministrativi in senso stretto, che producono effetti giuridici direttie immediati per i destinatari, devono essere progettati e scritti pensando a chi lilegge. Oltre ad avere valore giuridico, però, gli atti amministrativi hanno un valore di comunicazione e come tali devono essere pensati. Devono, perciò, essere sialegittimi ed efficaci dal punto di vista giuridico, sia comprensibili, cioè di fattoefficaci, dal punto di vista comunicativo.

“dovranno [...] essere riscritti anche i principali atti e documentiamministrativi vigenti”.

Per raggiungere gli obiettivi dichiarati, la direttiva detta due decaloghi: il primo contenente “regole di comunicazione e di struttura giuridica”, il secondo“regole di scrittura del testo”.

Si tratta, in sostanza, delle stesse linee guida  sulla scrittura chiara offerte dai precedenti strumenti approntati da Dipartimento il  Codice di stile del 1993 e, soprattutto, il Manuale di stile del 1997

Le “regole di comunicazione e di struttura giuridica”

1. avere (e rendere) sempre chiaro il contenuto del testo;

2. individuare sempre il destinatario;

3. individuare le singole informazioni e inserirle nel testo in modo logico;

4. individuare e indicare i contenuti giuridici del testo;

5. individuare la struttura giuridica più efficace per comunicare gli atti;

6. verificare la completezza delle informazioni;

7. verificare la correttezza delle informazioni;

8. verificare la semplicità del testo;

9. usare note, allegati e tabelle per alleggerire il testo;

10. rileggere sempre i testi scritti.

Le “regole di scrittura del testo”:

1. scrivere frasi brevi;

2. usare parole del linguaggio comune;

3. usare pochi termini tecnici e spiegarli;

4. usare poco abbreviazioni e sigle;

5. usare verbi nella forma attiva e affermativa;

6. legare le parole e le frasi in modo breve e chiaro;

7. usare in maniera coerente le maiuscole, le minuscole e la

punteggiatura;

8. evitare neologismi, parole straniere e latinismi;

9. preferire l’indicativo al congiuntivo (ove il contesto lo permetta);

10. usare in maniera corretta le possibilità di composizione grafica del testo.

La dottrina non è unanime circa le conseguenze della violazione di una

direttiva, ma l’opinione prevalente sembra essere che l’atto che la disattende

senza che tale comportamento sia giustificato da adeguata motivazione

− sia viziato da eccesso di potere

Il Consiglio di Stato e alcuni Tribunali Amministrativi Regionali hanno emesso sentenze che hanno sanzionato atti (in particolare, bandi di gara e di concorso) scritti in modo oscuro o ambiguo.

Merita un cenno, infine, il recentissimo Codice dell’Amministrazione Digitale

L’art. 53, fra i principi che devono informare i siti web istituzionali, annovera anche la “chiarezza di linguaggio”:

Le pubbliche amministrazioni centrali realizzano siti istituzionali su reti telematiche che rispettano i principi di accessibilità, nonché di elevata usabilità e reperibilità,anche da parte delle persone disabili, completezza di informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilità, semplicità di consultazione, qualità, omogeneità ed interoperabilità.
Per approfondimenti:

Il ruolo del Ghostwriter
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